Impressumspflicht in Emails und Newslettern

Kategorien: Datenschutz

Das Telemediengesetz (TMG) regelt, welche Angaben Unternehmen im geschäftlichen Verkehr machen müssen, wenn sie nach außen hin auftreten. Ein Impressum mit Angaben zur Firmierung gehört nicht nur auf Webpräsenzen, sondern auch in Emails.

Impressumspflicht laut TMG / DDG

Update Mai 2024: Das TMG ging wortgleich in das DDG über (DDG = Digitale-Dienste-Gesetz). Statt „TMG“ muss also „DDG“ geschrieben werden. Weil viele Leser nur das TMG kennen und danach suchen, wird teils noch die alte Bezeichnung verwendet.

In §5 des TMG ist geregelt, dass in Telemedien geschäftsmäßig auftretende Diensteanbieter ein Impressum zu führen haben. Übrigens ist bereits das indirekte Bewerben eines Produktes oder einer Dienstleistung oder das Vorhandensein eines Affiliate Links wahrscheinlich eine geschäftsmäßige Tätigkeit. Telemedien sind elektronische Informations- und Kommunikationsdienste. Dazu gehören neben Webseiten natürlich auch Emails. Email bedeutet „elektronische Post“, was ziemlich eindeutig nach elektronischem Kommunikationsdienst klingt.

Zu den allgemeinen Pflichtangaben gehören:

• Vollständige Firmierung inkl. ladungsfähiger Post-Adresse
• Angabe einer Mail-Adresse (siehe §5 TMG bzw. § 5 DDG). Ein Kontaktformular reicht nicht aus (KG Berlin, Urteil vom 07.05.2013 5 U 32/12)
• USt-ID, sofern vorhanden. Auf keinen Fall die Steuernummer angeben, da sie missbräuchlich verwendet werden könnte
• Ggfs. die Telefonnummer (empfiehlt sich etwa bei Online-Shops)

Die weiteren Pflichtangaben des Impressums variieren je nach Gesellschaftsform (GmbH, GbR, AG, Einzelunterneher etc.). Bei einer GmbH etwa müssen zusätzlich zu den allgemeinen Angaben folgende rechtformspezifischen Angaben vorhanden sein:

• Name der GmbH
• Adresse: Straße, PLZ, Ort, ggfs. Land
• Geschäftsführer
• Amtsgerichtsangabe

Emails

Eine gewerbsmäßig versandte Email muss mit einem Impressum versehen sein.  Das Impressum besteht aus den Pflichtangaben, die sich nach der Form des Betriebs richten. Die Angabe des Begriffs „Impressum“ muss in einer Email nicht unbedingt vorhanden sein. Vielmehr reicht nach meiner Auffassung die Angabe aller Pflichtangaben nach der Angabe des eigenen Namens, der am Ende einer Email unter der Grußformel steht.

Newsletter als Spezialfall

Für Newsletter gilt die Impressumspflicht natürlich genauso wie für alle anderen geschäftlich versandten Emails. Bei Newslettern empfiehlt sich die Angabe des Impressums mit vorangestelltem Begriff „Impressum“, da der Inhalt eines Newsletters von unterschiedlichen Autoren stammen kann oder ein Newsletter durch entsprechende Dienste automatisch versandt wird. Zusätzlich muss der Empfänger des Newsletters vor Erhalt um Erlaubnis gefragt worden sein (Double Opt-In). Außerdem muss dem Empfänger die Möglichkeit gegeben werden, den Newsletter über einen Link wieder abzubestellen. Werbemails, die ohne Erlaubnis verschickt werden, können zu Abmahnungen führen. Erhält eine Person eine unerwünschte Werbemail, kann sie den Absender abmahnen, wenn dieser sich nicht an die Regeln gehalten hat. Auch Verbraucher können hier abmahnen und nicht nur Firmen bzw. Wettbewerber, wie dies bei wettbewerblichen Abmahnungen der Fall ist.

Beim DoubleOpt-In gibt es aus meiner Sicht einen Spezialfall: Die Bestätigungsmail sollte idealerweise nicht werblich gestaltet sein. Hier kann man darüber streiten, finde ich, ob ein Link auf das Impressum und somit auf die Webseite glücklich ist. Besser ist wohl, das Impressum textuell in der Mail anzugeben.

Möchte man eine Datenschutzerklärung verlinken, kann dies nur schlechterdings über einen Mailtext stattfinden, der dann sehr länglich werden würde und zusätzlich zur Datenschutzerklärung auf der Webseite gewartet werden müsste. Weil der potentielle Abonnent eines Newsletters die Datenschutzerklärung aber bereits bei Registrierung sehen konnte (dafür sollte ein Link im Registrierungsformular vorhanden sein), erscheint es vertretbar, diesen Link anzugeben, weil er normalerweise nicht angeklickt werden muss.

Redaktionelle Inhalte

Auch für nichtgeschäftsmäßige Kommunikation muss eine Anbieterkennzeichnung vorgehalten werden, wenn redaktionelle Inhalte vorliegen. Dies sind insbesondere öffentlich wahrnehmbare Meinungsäußerungen. Das bedeutet in der Praxis, dass jegliche über das Internet verbreitete Meinung der Impressumspflicht unterliegt. Ausnahmen könnten Inhalte sein, die durch ein Passwort geschützt und und wenigen, etwa dem Familienkreis, zugänglich sind .

Online Shops

Für Online Shops sollte ein Hinweis wie der folgende angegeben werden:

Alternative Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO und § 36 VSBG:
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/  zu finden ist. Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor  einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.

Weitere Regularien für Online Shops sind möglich und können in Beiträgen auf Dr. DSGVO gefunden werden. Vor allem empfiehlt sich ein Webseiten-Check.

Fazit

In jeder über eine Firma verschickte Mail sollte unbedingt eine Impressumsangabe vorhanden sein. Dies gilt erst recht für Newsletter. In der Datenschutzerklärung einer Website, von wo aus sich der Nutzer zum Newsletter anmelden kann, sollte ferner ein Hinweis vorhanden sein, wie mit den Daten des Nutzers umgegangen wird. Ebenfalls sollte ein Hinweis vorhanden sein, dass man sich über einen Link im Newsletter von diesem jederzeit abmelden kann. Sicherheitshalber sollte man zusätzlich eine Email-Adresse angeben, die für Abmeldewünsche verwendet werden kann. Schließlich könnte es sein, dass der Link in der Mail nicht funktioniert oder der Anwender sich abmelden möchte, ohne gerade eine Newsletter-Mail zur Hand zu haben.

Auch jeder der meint, er oder sie sei keine „Firma“ muss sich an die Vorschriften halten, wenn der Newsletter direkt oder indirekt (etwa über Verlinkung) eine Gewinnerzielungsabsicht aufzeigt.

Übrigens muss für jede Webseite eine Datenschutzerklärung vorhanden sein. Dies ergibt sich alleine schon daraus, weil bei jedem Besuch einer Webseite personenbezogene Daten ausgetauscht werden. Denn Netzwerkadressen (IP-Adressen) sind personenbezogene Daten. Ich empfehle, auch in jeder werblichen Email (zumindest bei Erstkommunikation) einen Link auf die Datenschutzerklärung einzubauen.

Wie komfortabel Newsletter datenschutzkonform erstellen und verschicken will und zufällig WordPress verwendet, wird in meinem Beitrag zu Newslettern für WordPress fündig.