DSGVO-konforme Newsletter mit WordPress: Anleitung und Empfehlungen

Kategorien: Datenschutz, Empfehlungen und WordPress

Einen Newsletter anzubieten ist einfach, ihn DSGVO-konform zu betreiben eine große Herausforderung. Für WordPress gibt es eine kostenfreie Lösung, die allerdings etwas Anpassungsarbeit erfordert. Der Aufwand lohnt sich, wie das Verbot von Mailchimp durch die BayLDA zeigt.

Einleitung

Ein Newsletter wird genutzt, um eine Leserschaft zu gewinnen und diese mit neuen Informationen zu beglücken. Klingt einfach, ist es aber nicht. Wer sich mit Datenschutz beschäftigt, kennt die Tücken von Newslettern.

Am 15.03.2021 hat die Bayerische Datenschutzaufsicht (BayLDA) ein Verbot des Newsletter-Dienstes Mailchimp ausgesprochen. Hierüber berichtete die Datenschutzorganisation noyb. Die Entscheidung der Aufsichtsbehörde kam aufgrund einer Beschwerde eines Newsletter-Abonnenten zustande. Ich vermute, dass noyb diese Beschwerde aufgab (weil keine Quellen zu finden sind, außer die von noyb), weiß es aber nicht. Der Einsatz von Mailchimp wurde als unerlaubt angesehen, weil das einsetzende Unternehmen nicht geprüft hat, ob weitere Garantien von Mailchimp in den USA vorhanden sind, die das Privacy Shield Problem heilen können. Derartige Garantien gibt rein objektiv nicht. Als Stichworte seien Cloud Act, FISA und EO12333 sowie das Schrems II-Urteil des EuGH genannt.

Daher ist der Einsatz von Mailchimp durch das BayLDA quasi untersagt worden, was ich gut und richtig finde.

Update: Am 17.01.2023 hat Mailchimp selbst veröffentlicht, dass der Dienst zum zweiten Mal gehackt wurde. Anderswo sind die Daten anscheinend sicherer …

Das MailPoet Plugin

Von Hause aus ist das Plugin MailPoet für WordPress in vielerlei Hinsicht DSGVO-konform. Manches kann zusätzlich passend konfiguriert werden. Einige wenige offene Punkte bleiben. Hierfür ist ein etwas tieferer Eingriff in das Plugin erforderlich.

Das Plugin leistet das, was man von einem guten Newsletter-Tool erwartet:

Registrierungsprozess
Abmeldeprozess
Verwalten von Kontaktlisten
Double-Opt-in Prozess
Speicherung von IP-Adresse der registrierten Nutzer in der WordPress-Tabelle mailpoet_subscribers. Dies ist wichtig, um später beweisen zu können, dass sich jemand registriert hat
Vorlagen für E-Mails
Versand von Mails bei neuen Beiträgen
Versand von individuellen Mails
Benachrichtigungen, etwa bei neuen Abonnenten

Der Mail-Versand findet über den eigenen Mail-Server statt. Optional kann der Versand über einen MailPoet Server erfolgen. Dies empfehle ich an dieser Stelle nicht, da daraus Datenschutzprobleme entstehen könnten. Ich habe diese Möglichkeit noch nicht näher untersucht. Mit einem AVV o. ä. und einem Betreiber des Mail-Servers in der EU könnte der Datenschutz in den Griff zu kriegen sein.

Damit der Newsletter DSGVO-konform ist, müssen eine Reihe weiterer Dinge beachtet werden.

Double-Opt-in

Double Opt-in bedeutet: Erst nach Bestätigen der Mailadresse wird ein Abonnent freigeschaltet. Die Einstellung findet man im MailPoet-Menü unter Einstellungen → Registrierungsbestätigung:

Außerdem sollte der Inhalt der Bestätigungsmail angepasst werden. Die Einstellung dafür befindet sich auf derselben Seite, direkt unter der gezeigten Option für die Registrierungsbestätigung.

Keine Google Schriften

Spätestens seit den Massenabmahnungen wegen Google Fonts sollte das Problem bekannt sein. Leider bindet MailPoet in E-Mails Google Schriften so ein, dass diese von einem Google-Server geladen werden. Um dies zu unterbinden, muss man anscheinend direkt in den Code des Plugins eingreifen.

In der Datei wp-content/plugins/mailpoet/lib/Newsletter/Renderer/StylesHelper.php folgende fett gedruckte Zeile neu einfügen:

public static function getCustomFontsLinks($styles) {
     $links = [];
     foreach (self::getCustomFontsNames($styles) as $name) {
       $links[] = urlencode($name) . ':400,400i,700,700i';
     }
     if (!count($links)) {
       return '';
     }
 // see https://stackoverflow.com/a/48214207
if(true) return '';//diese Zeile neu einfügen
...

In den MailPoet-Einstellungen unter Fortgeschritten muss folgendes eingestellt werden:

Sicherheitshalber sollte auch folgendes deaktiviert werden, so wie gezeigt:

Im Standard sollte das MailPoet-Captcha eingestellt oder ganz deaktiviert sein. Auf gar keinen Fall darf Google reCAPTCHA aktiviert sein:

Für en Formularschutz das eingebaute Captcha nutzen

Außerdem empfehle ich, nur Fehler protokollieren zu lassen. Man weiß nie, welche sensible Daten ansonsten gespeichert werden.

Nur das nötigste sollte protokolliert werden

Bilder

Beim Design des Newsletters über den MailPoet-Wizard ist darauf zu achten, dass keine Bilder von einer externen Adresse eingebunden werden. Im Standard ist das leider der Fall. Die Bildadresse enthält typischerweise die Domäne ps.w.org.

Schicken Sie sich am besten selber einen Test-Newsletter zu oder nutzen Sie im Designer die Vorschau (in neuem Tab). Dann schauen Sie sich den Quellcode an und suchen nach "ps.w.org". Finden Sie dieses Vorkommnis, sind noch externe Bilder eingebunden. Sie können auf den Bildlink im Quellcode klicken, um zu sehen, um welches Bild es sich handelt.

Im Designer ändern Sie dann das Bild durch Änderung der Lade-Adresse (URL):

Am einfachsten geht es, wenn Sie das Bild herunterladen und auf Ihrem Web Server mit gleichem Namen ablegen (eventuell den Pfad samt Unterverzeichnissen auch gleich wählen, dann muss nur „ps.w.org" durch die Domäne Ihrer Webseite ersetzt werden).

Auch im MailPoet-Menü Formulare muss geschaut werden, ob etwa das Formular für die Newsletter-Registrierung ein externes Bild enthält. Es kann genauso ersetzt werden, wie eben beschrieben.

Testen Sie danach durch Testversand des Newsletters oder Aufruf der Newsletter-Registrierungsseite und anschließende Quelltext-Inspektion, dass auch wirklich keine Bilder von ps.w.org geladen werden.

Rechtliche Angaben in den Mails

In jeder Mail, die an registrierte Empfänger gesendet wird, sollte die Anbieterkennzeichnung (Impressum) vorhanden sein. Ebenso sollte ein Link auf die Datenschutzhinweise vorgesehen werden. In einer Mail zur Bestätigungsanforderung sollte das Impressum möglicherweise nicht aufgenommen werden, um den Anschein von Werbung zu vermeiden. Hier gibt es wohl generell keinen absolut rechtssicheren Weg, wenngleich das Risiko überschaubar erscheint.

Diese Angaben bzw. Links sind ebenso auf der Registrierungsseite und der Abmelde-Seite für den Newsletter vorzusehen und natürlich auch auf weiteren Seiten, wie etwa der Seite, die die Registrierung oder Abmeldung bestätigt.

Datenschutzhinweise

In den Datenschutzhinweisen sollte der Newsletter-Prozess erklärt werden. Weiterhin sollte darauf hingewiesen werden, dass IP-Adressen protokolliert werden und zu welchem Zweck.

Am besten nicht den Begriff Datenschutzerklärung verwenden, da er eine Nähe zum AGB-Recht herstellen könnte. Das AGB-Recht wiederum ist recht streng. Es gab mal ein Urteil für die Verbraucherzentrale, aus dem sich das ableiten lässt. Ich habe es gerade nicht zur Hand.

Plugin-Updates verhindern

Damit die manuellen Änderungen bei Updates nicht verloren gehen, empfehle ich, die Updates auszuschalten. Das halte ich bei MailPoet für unkritisch, weil das Plugin seit langem entwickelt wird und keine Sicherheitslücken bekannt sind. Die Updates für das MailPoet-Plugin kann man durch folgenden Code deaktivieren, der in die Datei functions.php des aktuellen Design-Themes einzufügen ist:

function drdsgvo_filter_plugin_updates( $value ) {
     $hidearr = array(
         'mailpoet/mailpoet.php'
     );
     if(isset($value) && isset($value->response)) {
       foreach( $hidearr as $hide_me ) {
         if( in_array( $hide_me, array_keys( $value->response ) ) ) {
           unset( $value->response[$hide_me] );
         }
       }
     }
     return $value;
 }
 add_filter( 'site_transient_update_plugins', 'drdsgvo_filter_plugin_updates' );

Vor Einfügen dieses Codes sieht die Ansicht in der WordPress Plugin-Verwaltung wie folgt aus:

Nachdem der Code eingebaut wurde, sieht es wie gewünscht aus:

Fazit

Weil MailPoet von Hause aus nicht DSGVO-konform ist, muss das Plugin leider auch manuell angepasst werden. Dadurch können Updates für das Plugin nicht vorgenommen werden, wenn man nicht nach dem Update wieder die Änderungen vornehmen möchte. Ein Update ist allerdings auch nicht unbedingt notwendig, wenn man das Plugin einmal eingerichtet hat. Höchstens bei Sicherheits-Updates oder ganz tollen neuen Funktionen sehe ich ein Update als lohnenswert oder notwendig an.

Nur technisch versierte Personen sollten sich mit MailPoet beschäftigen. Alle anderen sollten entweder jemanden mit entsprechenden Kenntnissen hinzuziehen oder sich nach einer anderen Lösung umsehen. Vielleicht gibt es irgendwann mal einen Anbieter, der von Hause aus DSGVO-konform ist. Falls jemand einen kennt, bin ich für Hinweise dankbar.