Il Telemediengesetz (TMG) regola le informazioni che le aziende devono fornire nel commercio, quando si presentano all'esterno. Un'impronta con le informazioni sulla società non deve essere solo presente sulle presenze web, ma anche nelle e-mail.
Obbligo di inserire l'imprint secondo il TMG / DDG
Aggiornamento maggio 2024: il TMG è passato letteralmente nel DDG (DDG = Digital Services Act). Quindi, al posto di "TMG" bisogna scrivere "DDG". Poiché molti lettori conoscono solo il TMG e lo cercano, a volte viene ancora utilizzata l'antica denominazione.
Nel §5 del [TMG] è regolato che i fornitori di servizi che si presentano in modo commerciale nei media elettronici devono tenere un registro degli annunci. D'altra parte, già il promuovere indirettamente un prodotto o una prestazione di servizio o l'esistenza di un link affiliato è probabilmente un'attività commerciale. I media elettronici sono i servizi di informazione e comunicazione elettronica. Ciò include naturalmente anche le email, che significa "posta elettronica", il che suona abbastanza inequivocabile come servizio di comunicazione elettronico. ([1])
Tra le obblighi di informazione generali rientrano: l'indicazione del nome e dell'indirizzo della sede legale; la denominazione commerciale o il marchio; l'indirizzo del luogo in cui è possibile presentare reclami:
- Ragione sociale completa inclusa l'indirizzo postale per il servizio di notifica
- EMail (§5 TMG + § 5 DDG).
- Codice fiscale, se presente. In nessun caso fornire il numero di partita IVA, poiché potrebbe essere utilizzato in modo fraudolento
- Eventualmente il numero di telefono (si consiglia ad esempio per i negozi online)
L'obbligo di inserire l'impronta nella posta elettronica e nei newsletter è regolato dal Telemediengesetz (TMG), che disciplina le informazioni da fornire agli altri soggetti nel commercio. Le ulteriori obblighi di dichiarazione dell'impronta variano a seconda della forma giuridica della società (Srl, GbR, Azienda pubblica, imprenditore individuale ecc.). In un caso di Srl, ad esempio, devono essere presenti inoltre le seguenti dichiarazioni specifiche: weiteren Pflichtangaben des Impressums rechtformspezifischen Angaben Per una Ltd., ad esempio, sono necessarie ulteriori informazioni specifiche oltre a quelle generali:
- Nome della Ltd
- Indirizzo: Via, CAP, Città, eventualmente Paese
- Amministratore delegato
- Indicazione del tribunale competente
Una email inviata a scopo commerciale deve essere accompagnata da un'intestazione legale. L'intestazione legale comprende le informazioni obbligatorie, che dipendono dalla forma di organizzazione dell'azienda. L'indicazione esplicita del termine "intestazione legale" in un'email non è necessariamente obbligatoria. Secondo la mia opinione, è sufficiente includere tutte le informazioni obbligatorie dopo il proprio nome, che appare alla fine dell'email sotto la formula di saluto.
Newsletter come caso speciale
L'obbligo di inserire l'impronta aziendale è valido anche per i newsletter e tutte le altre email commerciali inviate all'esterno. Per i newsletter si consiglia di inserire la dicitura "impronta aziendale" prima delle informazioni relative, poiché il contenuto dei newsletter può essere scritto da autori diversi o inviato automaticamente tramite servizi specifici. Inoltre, è necessario aver chiesto l'autorizzazione al destinatario del newsletter (Doppio conferimento del consenso) prima di inviarlo e fornire all'utente la possibilità di annullare l'iscrizione tramite un link. Le email commerciali inviate senza autorizzazione possono portare a Abmahnungen. Se una persona riceve un'email commerciale non richiesta, può denunciare il mittente se quest'ultimo non ha rispettato le regole. Anche i consumatori possono presentare reclamo e non solo le aziende o i concorrenti, come accade nelle Abmahnungen competitive.
Nel caso del Double Opt-In, a mio avviso, c'è un caso speciale: la mail di conferma dovrebbe idealmente non essere di natura pubblicitaria. Su questo punto si può discutere, credo, se un link all'imprint e quindi al sito web sia una soluzione adeguata. Probabilmente è meglio indicare l'imprint testualmente nella mail.
Se si desidera inserire un link alla politica sulla privacy, ciò può essere fatto solo in modo poco soddisfacente tramite un testo nell'email, che diventerebbe eccessivamente lungo e richiederebbe inoltre di attendere la politica sulla privacy sul sito web. Poiché il potenziale abbonato a una newsletter avrebbe già potuto visualizzare la politica sulla privacy al momento della registrazione (dovrebbe esserci un link nel modulo di registrazione), sembra giustificato includere questo link, poiché normalmente non è necessario cliccarci.
Contenuto editoriale
Anche per la comunicazione non commerciale è necessaria una identificazione dell'offerente da tenere a disposizione, se sono presenti contenuti redazionali. Ciò vale in particolare per le dichiarazioni di opinione pubblicamente percepibili. Ciò significa nella pratica che qualsiasi opinione diffusa via Internet è soggetta all'obbligo dell'impronta. Eccezioni potrebbero essere contenuti protetti da un codice d'accesso e accessibili a pochi, ad esempio alla famiglia.
Online Shops
Per negozi online dovrebbe essere indicato un avviso del seguente tipo:
Risoluzione alternativa delle controversie ai sensi dell'art. 14, par. 1, ODR-VO e § 36 VSBG:
La Commissione Europea mette a disposizione una piattaforma per la risoluzione delle controversie online (OS) che si trova all'indirizzo ec.europa.eu/consumers/odr/. Non siamo obbligati e non ci intendiamo a partecipare a un procedimento di risoluzione delle controversie davanti a un organismo di conciliazione dei consumatori.
Ulteriori regolamentazioni per i negozi online sono possibili e possono essere trovate nei contributi di Dr. GDPR. In particolare, si consiglia un Webseite-Check.
Conclusione
In ogni email inviata da un'azienda, dovrebbe essere obbligatoriamente presente un'indicazione di intestazione. Questo vale ancora di più per i newsletter. Nella dichiarazione sulla privacy di un sito web, da cui l'utente può iscriversi al newsletter, dovrebbe inoltre esserci un avviso su come verranno trattati i dati dell'utente. Inoltre, dovrebbe esserci un avviso che indica che l'utente può disiscriversi in qualsiasi momento tramite un link presente nel newsletter. Per prudenza, si dovrebbe inoltre fornire un indirizzo email che può essere utilizzato per le richieste di disiscrizione. Infine, potrebbe accadere che il link nell'email non funzioni o che l'utente desideri disiscriversi senza avere in quel momento una email del newsletter a disposizione.
Anche chi crede di non essere una "firma" deve rispettare le norme se il newsletter mostra direttamente o indirettamente (Finalità di lucro) un'intenzione di guadagno.
La normativa del Telemediengesetz (TMG) stabilisce le informazioni che le aziende devono fornire nel commercio esterno, quando si presentano all'esterno. Un'impronta con informazioni sulla società non solo deve essere presente sulle presenze web, ma anche nelle e-mail. Inoltre, è necessario avere una dichiarazione di protezione dei dati per ogni sito web. Ciò deriva già dal fatto che durante ogni visita a un sito web si scambiano dati personali. Le indirizzi di rete (indirizzi IP) sono dati personali. Raccomando di inserire anche in ogni e-mail pubblicitaria (almeno nella prima comunicazione) un link alla dichiarazione di protezione dei dati.
Come creare e inviare newsletter conformi alle norme sulla protezione dei dati e utilizzare WordPress, viene spiegato nel mio articolo Newslettern per WordPress.
Principali punti chiave di questo articolo
Le aziende devono indicare anche nelle email e nelle newsletter un'intestazione con informazioni importanti come nome aziendale e indirizzo.
Ogni azienda e anche i privati che inviano newsletter devono avere obbligatoriamente un'intestazione e una dichiarazione sulla privacy sul proprio sito web.
Le visite a siti web e le email pubblicitarie generano dati personali, quindi è importante avere una dichiarazione sulla privacy e renderla visibile.
My name is Klaus Meffert. I have a doctorate in computer science and have been working professionally and practically with information technology for over 30 years. I also work as an expert in IT & data protection. I achieve my results by looking at technology and law. This seems absolutely essential to me when it comes to digital data protection. My company, IT Logic GmbH, also offers consulting and development of optimized and secure AI solutions.
