Prawo telekomunikacyjne (TMG) reguluje, jakie informacje przedsiębiorstwa muszą udostępnić w obrocie gospodarczym, gdy pojawiają się na zewnątrz. Informacja o firmie nie tylko powinna być umieszczona na stronach internetowych, ale także w wiadomościach e-mailowych.
Obowiązek umieszczania adresu kontaktowego zgodnie z TMG / DDG
Aktualizacja maj 2024: TMG wprost przekształciło się w DDG (DDG = Ustawa o usługach cyfrowych). Zamiast „TMG” należy więc pisać „DDG”. Ponieważ wielu czytelników zna tylko TMG i szuka po nim, czasami nadal używa się starej nazwy.
W §5 TMG jest uregulowane, że dostawcy usług telemedialnych, którzy pojawiają się w sposób służbowy, muszą prowadzić informację o firmie. Co ciekawe już to nieprzemijające promowanie produktu lub usługi lub istnienie linków afiliacyjnych jest prawdopodobnie działalnością służbową. Telemedia to elektroniczne usługi informacyjno-komunikacyjne. Do nich zalicza się obok stron internetowych oczywiście także e-maile. E-mail oznacza „elektroniczną pocztę”, co bardzo wyraźnie brzmi jak usługa komunikacyjna elektroniczna.
Do ogólnych obowiązkowych informacji należą: wszystkie powszechne dane identyfikacyjne, w tym nazwa i adres siedziby przedsiębiorstwa, numer identyfikacji podatkowej oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców:
- Pełna nazwa firmy wraz z adresem pocztowym umożliwiającym doręczenie powiadomień
- EMail (§5 TMG + § 5 DDG)
- NIP, jeśli istnieje. W żadnym wypadku nie podawać numeru identyfikacji podatkowej, ponieważ może być wykorzystywany w sposób nieuprawniony
- Opcjonalnie numer telefonu (zalecany np. w sklepach internetowych)
Wymagania dodatkowe do umieszczenia w imprezumie zależą od formy prawnej (Ltd., GbR, AG, przedsiębiorca jednostka itp.). W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy dodatkowo podać następujące prawidłowe dane:
- Nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- Adres: ulica, kod pocztowy, miasto, ewentualnie kraj
- Dyrektor generalny
- Informacja o sądzie rejonowym
e-maile
Email wysyłana w celach komercyjnych musi zawierać odnośnik do danych kontaktowych przedsiębiorstwa. Dane te, określane jako "imprint", powinny być zgodne z formą prowadzonej działalności. W treści email niekoniecznie musi znajdować się wyraźne słowo "imprint". Wystarczy, moim zdaniem, podanie wszystkich obowiązkowych danych po własnym imieniu, umieszczonym na końcu wiadomości pod zwrotem grzecznościowym.
Newsletter jako specjalny przypadek
W przypadku newsletterów obowiązuje oczywiście sama ta sama obowiązność podania informacji, jak w przypadku wszystkich innych wiadomości e-mailowych wysyłanych w ramach działalności gospodarczej. W przypadku newsletterów zaleca się umieszczenie informacji o firmie przed opisem "Informacja" (imprint), ponieważ treść newslettera może pochodzić od różnych autorów lub zostać automatycznie wysłana za pomocą odpowiednich usług. Ponadto, przed odebraniem newslettera, należy poprosić o zgodę (Podwójne potwierdzenie subskrypcji). Dodatkowo, należy umożliwić odbiorcy możliwość odwołania się do newslettera za pomocą linku. E-maile marketingowe wysyłane bez zgody mogą prowadzić do upomnień. Jeśli ktoś otrzymuje niechciane e-mail marketingowe, może złożyć skargę na nadawcę, jeżeli ten nie przestrzegał zasad. Także konsument może złożyć skargę i nie tylko firmy lub konkurenci, jak w przypadku upomnień konkurujących ze sobą, ale także w takim przypadku.
W przypadku Double Opt-In widzę specjalny przypadek: e-mail potwierdzający powinien idealnie nie mieć charakteru reklamowego. Tutaj można się spierać, co sądzę, czy link do rejestru i tym samym do strony internetowej jest dobrym rozwiązaniem. Lepiej chyba jest umieścić rejestr tekstowo w e-mailu.
Chcąc dołączyć link do polityki prywatności, można to zrobić jedynie poprzez tekst e-maila, co spowodowałoby jego znaczne wydłużenie i konieczność oczekiwania na politykę prywatności na stronie internetowej. Ponieważ potencjalny abonent newslettera mógł już zapoznać się z polityką prywatności podczas rejestracji (należny jest wtedy link w formularzu rejestracyjnym), wydaje się uzasadnione podanie tego linku, ponieważ zazwyczaj nie musi być on kliknięty.
Treść redakcyjna
W przypadku niesłużbowej komunikacji również musi być podawana oznaczenie dostawcy, jeśli są obecne treści redakcyjne. Są to przede wszystkim publicznie dostrzegalne wyrażenia opinii. Oznacza to w praktyce, że każda opinię rozprzestrzenioną za pomocą Internetu podlega obowiązkowi umieszczenia informacji o dostawcy. Wyjątkami mogłyby być treści chronione hasłem i dostępne tylko dla niewielkiej grupy, np. rodziny.
Online Shops
Dla sklepów internetowych powinien być podany następujący rodzaj informacji:
Alternatywne rozwiązywanie sporów zgodnie z art. 14 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 524/2013 oraz § 36 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej:
Europejska Komisja udostępnia platformę do rozwiązywania sporów online (OS), dostępną pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr/. W związku z udziałem w postępowaniu ugodowym przed konsumencką jednostką pozasądową nie jesteśmy zobowiązani ani nie wyrażamy zgody na udział.
Dodatkowe przepisy dla sklepów internetowych są możliwe i można je znaleźć w artykułach na stronie Dr. RODO. W szczególności zaleca się wykonanie sprawdzenia witryny.
Podsumowanie
W każdej e-mailu wysyłanej przez firmę powinna znajdować się obowiązkowa informacja o firmie. Dotyczy to szczególnie newsletterów. W polityce prywatności strony internetowej, z której użytkownik może się zapisać na newsletter, powinien znajdować się również komunikat informujący o sposobie przetwarzania danych użytkownika. Powinien również pojawić się komunikat o możliwości rezygnacji z newslettera za pośrednictwem linku w wiadomości. W celach bezpieczeństwa warto dodatkowo podać adres e-mail, który można wykorzystać do wyrażenia chęci rezygnacji. W końcu może się zdarzyć, że link w e-mailu nie działa lub użytkownik chce się odzapisać, nie mając akurat wiadomości newsletterowej pod ręką.
Każdy, kto uważa, że nie jest "firmą", musi przestrzegać przepisów, jeśli newsletter wyraźnie (bezpośrednio) lub nieco ukrycie (np. poprzez linki) ma na celu osiągnięcie zysku .
Zresztą musi być dostępna oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych na każdej stronie internetowej. Wynika to z faktu, że przy każdym odwiedzeniu strony internetowej wymieniane są dane osobowe. Ponieważ adresy IP sieciowe są danymi osobowymi. Zalecam również umieszczenie linku do oświadczenia dotyczącego ochrony danych osobowych w każdej reklamowej wiadomości e-mail (przynajmniej przy pierwszej komunikacji).
Jak komfortowo tworzyć i wysyłać newsletter zgodnie z ochroną danych osobowych, używając WordPressa, opisano w moim wpisie Newsletter dla WordPressa.
Kluczowe wnioski tego artykułu
Przedsiębiorstwa muszą podać w e-mailach i newsletterach również odnośnik do rejestru z ważnymi danymi takimi jak nazwa firmy i adres.
Każda firma i osoby prywatne wysyłające newslettery muszą mieć na swojej stronie internetowej obowiązkowe rejestr firmy oraz oświadczenie o ochronie danych osobowych.
Wizyty na stronach internetowych i reklamy e-mail generują dane osobowe, dlatego ważne jest posiadanie i upublicznianie polityki prywatności.
My name is Klaus Meffert. I have a doctorate in computer science and have been working professionally and practically with information technology for over 30 years. I also work as an expert in IT & data protection. I achieve my results by looking at technology and law. This seems absolutely essential to me when it comes to digital data protection. My company, IT Logic GmbH, also offers consulting and development of optimized and secure AI solutions.
