El Telemediengesetz (TMG) regula las declaraciones que deben hacer los empresarios en el tráfico comercial cuando salen a la luz pública. Un impreso con información sobre la empresa no solo debe estar en las presencias web, sino también en correos electrónicos y newsletters.
Obligación de incluir un aviso legal según el TMG / DDG
Actualización mayo de 2024: El TMG pasó literalmente al DDG (DDG = Ley de Servicios Digitales). En lugar de "TMG", ahora se debe escribir "DDG". Debido a que muchos lectores solo conocen el TMG y lo buscan, a veces todavía se utiliza la antigua denominación.
En el §5 del [TMG] , se regula que los proveedores de servicios en línea que actúan de manera comercial deben llevar un registro de impresos. Por cierto, ya es una actividad comercial indirecta promocionar un producto o servicio o tener un enlace de afiliado. Los medios electrónicos son servicios de información y comunicación electrónica. Entre ellos se encuentran, por supuesto, las páginas web, pero también los correos electrónicos. Correo electrónico significa "correo electrónico", lo que suena bastante claro como servicio de comunicación electrónico. Nota: La traducción considera el contexto proporcionado, enfatizando la aplicación del TMG a correos electrónicos y newsletters. ([1])
A los requisitos de obligación general pertenecen:
- Denominación social completa incluyendo dirección postal para notificaciones
- EMail (§5 TMG + § 5 DDG).
- Número de identificación fiscal (NIF), si lo tiene. En ningún caso se debe proporcionar el número de identificación fiscal, ya que podría ser utilizado indebidamente
- Si acaso, el número de teléfono (se recomienda, por ejemplo, en tiendas online)
La otras obligaciones de información del impreso varían según la forma jurídica (Ltd., GbR, AG, empresario individual, etc.). En el caso de una Ltd., por ejemplo, deben estar presentes además de las declaraciones generales las siguientes declaraciones específicas de derecho:
- Nombre de la Ltd
- Dirección: Calle, Código Postal, Ciudad, opcionalmente País
- Director General
- Indicación del tribunal competente
Correos electrónicos
Un correo electrónico enviado con fines comerciales debe llevar un pie de imprenta. El pie de imprenta consta de las indicaciones obligatorias, que se ajustan a la forma de organización del negocio. No es necesario incluir necesariamente la palabra "imprint" en un correo electrónico. En mi opinión, basta con indicar todas las indicaciones obligatorias después del nombre propio, que se encuentra al final del correo electrónico, debajo de la fórmula de despedida.
Boletines informativos como caso especial
La obligación de incluir un impreso en correos electrónicos y newsletters es igualmente aplicable a todos los demás envíos comerciales. En el caso de newsletters, se recomienda incluir el impreso con el título "Impreso" al principio, ya que el contenido de un newsletter puede provenir de diferentes autores o ser enviado automáticamente por servicios correspondientes. Además, es necesario haber solicitado permiso previamente al destinatario del newsletter (Doble Opt-In). También debe darse al destinatario la posibilidad de cancelar el suscripción a través de un enlace. Los correos electrónicos publicitarios que se envían sin permiso pueden dar lugar a advertencias. Si una persona recibe un correo electrónico publicitario no deseado, puede denunciar al remitente si este no ha cumplido con las reglas. También los consumidores pueden presentar una denuncia y no solo las empresas o competidores, como es el caso de las denuncias competitivas.
En el caso del DoubleOpt-In, desde mi punto de vista, hay un caso especial: el correo electrónico de confirmación idealmente no debería tener un diseño publicitario. Aquí se puede debatir, creo, si incluir un enlace al pie de página y, por lo tanto, a la página web es adecuado. Probablemente, sea mejor indicar el pie de página textual en el correo electrónico.
Si se desea enlazar una política de privacidad, esto solo puede hacerse de manera deficiente a través de un texto de correo electrónico, lo que resultaría en un correo electrónico muy largo y además se tendría que esperar a la política de privacidad en el sitio web. Dado que el posible suscriptor de un boletín informativo ya pudo ver la política de privacidad al registrarse (para ello debería haber un enlace en el formulario de registro), parece justificable incluir ese enlace, ya que normalmente no necesita ser clicado.
Contenidos editoriales
También para la comunicación no comercial es necesario mantener una identificación del proveedor, si existen contenidos editoriales, especialmente declaraciones de opinión públicamente perceptibles. Esto significa en la práctica que cualquier opinión difundida a través de Internet está sujeta a la obligación de tener un impreso. Las excepciones podrían ser contenidos protegidos por una contraseña y accesibles solo para un círculo restringido, como la familia.
Online Shops
Para tiendas online, se debería indicar una nota como la siguiente:
Mediación alternativa de conflictos de conformidad con el artículo 14, apartado 1, del Reglamento (UE) 524/2013 y el § 36 del Ley para la defensa de los consumidores y usuarios (VSBG):
La Comisión Europea pone a disposición una plataforma para la resolución de litigios en línea (OS) que se puede encontrar en ec.europa.eu/consumers/odr/. No estamos obligados ni dispuestos a participar en un procedimiento de resolución de litigios ante un organismo de conciliación de consumidores.
Otras regulaciones para tiendas en línea son posibles y se pueden encontrar en artículos sobre Dr. RGPD. En especial, se recomienda un Webseite-Check.
Conclusión
En cada correo electrónico enviado por una empresa, debe haber obligatoriamente una indicación de información de contacto. Esto se aplica especialmente a los boletines informativos. En la declaración de privacidad de un sitio web, desde donde el usuario puede suscribirse al boletín, también debe haber una indicación sobre cómo se manejarán los datos del usuario. Además, debe haber un aviso de que el usuario puede darse de baja en cualquier momento a través de un enlace en el boletín. Como medida de seguridad, también se recomienda proporcionar una dirección de correo electrónico para solicitudes de baja. Finalmente, podría ocurrir que el enlace en el correo electrónico no funcione o que el usuario desee darse de baja sin tener una correo electrónico del boletín a mano.
También quien piensa que no es una "empresa" debe cumplir con las normas, si el boletín informativo muestra directa o indirectamente (por ejemplo, a través de enlaces) una intención de obtener ganancias.
Por cierto, debe existir una declaración de protección de datos para cada sitio web. Esto se deduce solo del hecho de que en cada visita a un sitio web se intercambian datos personales. Porque las direcciones de red (direcciones IP) son datos personales. Recomiendo incluir un enlace a la declaración de protección de datos en cada correo electrónico comercial (al menos en la primera comunicación).
Cómo crear y enviar newsletters de manera cómoda y conforme a la ley de protección de datos, utilizando WordPress, se puede encontrar en mi artículo sobre Newsletters para WordPress.
Puntos clave de este artículo
Las empresas también deben incluir un aviso legal en sus correos electrónicos y boletines informativos, con información importante como el nombre de la empresa y la dirección.
Cada empresa y también personas físicas que envían boletines de noticias deben tener obligatoriamente un aviso legal y una política de privacidad en su sitio web.
Las visitas a sitios web y correos electrónicos publicitarios generan datos personales, por lo tanto, es importante tener una política de privacidad y hacerla visible.
Me llamo Klaus Meffert. Soy doctor en informática y llevo más de 30 años dedicándome profesional y prácticamente a las tecnologías de la información. También trabajo como experto en informática y protección de datos. Obtengo mis resultados analizando la tecnología y el Derecho. Esto me parece absolutamente esencial cuando se trata de protección de datos digitales.
