Het Telemediengesetz (TMG) regelt welke gegevens bedrijven moeten verstrekken bij contacten met buitenstaanders. Een imprint met informatie over de onderneming moet niet alleen op websites, maar ook in e-mails worden vermeld.
Impressumvereiste volgens TMG / DDG
Update mei 2024: Het TMG is letterlijk overgegaan in het DDG (DDG = Digitaal Dienstenwet). In plaats van "TMG" moet dus "DDG" worden geschreven. Omdat veel lezers alleen het TMG kennen en daar naar zoeken, wordt soms nog de oude benaming gebruikt.
In §5 van het TMG is geregeld dat diensten die in telemedia's geschiktelijk op treden, een impressum moeten voeren. Bovendien is al het indirect aanprezen van een product of dienstverlening of het hebben van een affiliate link waarschijnlijk een geschikelijke activiteit. Telemedia's zijn elektronische informatiediensten en communicatiediensten. Daarbij horen naast websites natuurlijk ook e-mails. E-mail betekent "elektronische post", wat heel duidelijk klinkt als een elektronisch communicatiedienst.
Tot de algemene verplichte gegevens behoren: (Translation note: I kept the "" untouched as per your request):
- Volledige bedrijfsnaam inclusief een verzendadres waar een dagvaarding kan worden gericht
- EMail (§5 TMG + § 5 DDG).
- BTW-ID, indien aanwezig. Geef in geen geval de belastingnummer op, omdat deze misbruikt kan worden
- Optioneel de telefoonnummer (wordt bijvoorbeeld aanbevolen bij online winkels)
De weerzijds verplichte inlichtingen van het imprint variëren naar gelang de vormgeving (Ltd., GbR, AG, eenmanszaak etc.). Bij een Ltd. moeten naast de algemene gegevens nog volgende rechtvorm-specifieke gegevens aanwezig zijn:
- Naam van de Ltd
- Adres: Straat, postcode, plaats, optioneel land
- Directeur-generaal
- gerechtshofsaanwijzing
Emails
Een email die wordt verzonden in het kader van een beroep moet worden voorzien van een wettelijke bedrijfsinformatie. Deze bedrijfsinformatie bestaat uit de verplichte gegevens die afhangen van de bedrijfsvorm. De aanduiding "imprint" hoeft in een email niet noodzakelijk aanwezig te zijn. Volgens mijn mening volstaat de vermelding van alle verplichte gegevens na de eigen naam, die aan het einde van een email onder de groet staat.
Nieuwsbrieven als speciale categorie
De verplichting om een impressum op te nemen geldt natuurlijk ook voor nieuwsbrieven, net als voor alle andere commerciële e-mails. Bij nieuwsbrieven wordt aanbevolen het impressum met de toevoeging "impressum" voor te stellen, omdat de inhoud van een nieuwsbrief kan zijn geschreven door verschillende auteurs of automatisch is verzonden via een dienst. Daarnaast moet de ontvanger van de nieuwsbrief eerder om toestemming gevraagd hebben (Dubbele bevestiging). Bovendien moet aan de ontvanger de mogelijkheid worden geboden om de nieuwsbrief opnieuw af te melden via een link. E-mails die zonder toestemming zijn verzonden, kunnen tot abmahnungen leiden. Als iemand ongewenste reclame-e-mail ontvangt, kan hij/zij de zender abmehnen als deze zich niet aan de regels heeft gehouden. Ook consumenten kunnen hierop reageren en niet alleen bedrijven of concurrenten, zoals bij wettijdse abmahnungen het geval is.
Bij DoubleOpt-In zie ik een aparte situatie: de bevestigingsmail zou idealiter niet reclamematig vormgegeven moeten zijn. Hierover kan men, vind ik, discussiëren of een link naar het colofon en daarmee naar de website voldoende is. Beter is waarschijnlijk om het colofon tekstueel in de mail te vermelden.
Wilt u een privacyverklaring linken, dan kan dit alleen maar via een e-mailtekst plaatsvinden, wat dan erg lang zou worden en bovendien zou moeten wachten op de privacyverklaring op de website. Omdat de potentiële abonnee van een nieuwsbrief de privacyverklaring al bij de registratie kon zien (er zou een link in het registratieformulier moeten staan), lijkt het gerechtvaardigd om deze link te vermelden, omdat deze normaal gesproken niet hoeft te worden aangeklikt.
Redactionele inhoud
Ook voor niet-geschäftelijke communicatie moet een aanbiederkenmerking worden gehouden, als redactionele inhoud aanwezig is. Dit zijn in het bijzonder publiek waarneembare meningsuitingen. Dat betekent in de praktijk dat elke over het internet verspreide mening onderworpen is aan de Impressumspflicht. Uitzonderingen zouden inhoud kunnen zijn die door een wachtwoord beschermd en slechts voor een kleine kring, zoals de familie, toegankelijk zijn.
Online Shops
Voor online winkels zou een aanwijzing zoals de volgende moeten worden opgegeven:
Alternatieve geschillenbeslechting overeenkomstig artikel 14, lid 1, ODR-verordening en § 36 VSBG:
De Europese Commissie heeft een platform voor online geschillenbeslechting (OS) beschikbaar gesteld, te vinden op ec.europa.eu/consumers/odr/. Wij zijn niet verplicht en ook niet bereid deel te nemen aan een geschillenbeslechtingsprocedure bij een consumenten geschillencommissie.
Andere regels voor online winkels zijn mogelijk en kunnen in artikelen op Dr. GDPR gevonden worden. Vooral wordt aanbevolen een Webseite-Check te doen.
Conclusie
In elke e-mail die door een bedrijf wordt verzonden, moet absoluut een impressumsvermelding aanwezig zijn. Dit geldt zeker voor nieuwsbrieven. In de privacyverklaring van een website, vanaf waar de gebruiker zich kan aanmelden voor de nieuwsbrief, moet er verder een melding zijn over hoe met de gegevens van de gebruiker wordt omgegaan. Er moet ook een melding zijn dat men zich via een link in de nieuwsbrief op elk moment hiervan kan afmelden. Als extra veiligheidsmaatregel zou men een e-mailadres kunnen vermelden dat kan worden gebruikt voor afmeldverzoeken. Uiteindelijk kan het zijn dat de link in de e-mail niet werkt of dat de gebruiker zich wil afmelden zonder op dat moment een nieuwsbrief-e-mail ter hand te hebben.
Elke persoon die denkt dat hij/zij geen "onderneming" is, moet zich houden aan de regels als de nieuwsbrief direct of indirect (bijvoorbeeld via een link) een winstbejag laat zien.
Bijna iedere website moet een gegevensbeschermingsverklaring hebben. Dit volgt voort uit het feit dat bij elke bezoek aan een website persoonsgerelateerde gegevens worden uitgewisseld. Omdat netwerkadressen (IP-adressen) persoonsgerelateerde gegevens zijn, raad ik aan om in iedere reclame-e-mail (in elk geval bij de eerste contacteering) een link naar de gegevensbeschermingsverklaring op te nemen.
Hoe comfortabel je nieuwsbriefen op een dataprotectie-compliante manier kunt maken en versturen, wanneer je per ongeluk WordPress gebruikt, wordt in mijn artikel over Nieuwsbrieven voor WordPress behandeld.
Kernpunten van dit artikel
Bedrijven moeten ook in e-mails en nieuwsbrieven een wettelijke melding met belangrijke gegevens zoals bedrijfsnaam en adres vermelden.
Elke onderneming en ook particulieren die nieuwsbrieven verzenden, moeten absoluut een imprint en een privacyverklaring hebben op hun website.
Bezoeken aan websites en reclame-e-mails genereren persoonsgegevens, daarom is het belangrijk om een privacyverklaring te hebben en deze zichtbaar te maken.
My name is Klaus Meffert. I have a doctorate in computer science and have been working professionally and practically with information technology for over 30 years. I also work as an expert in IT & data protection. I achieve my results by looking at technology and law. This seems absolutely essential to me when it comes to digital data protection. My company, IT Logic GmbH, also offers consulting and development of optimized and secure AI solutions.
